Trova la location perfetta per il tuo evento

Trova la location perfetta per il tuo evento

Decidere il miglior spazio o luogo per eventi è fondamentale per il successo complessivo del tuo evento. Sebbene la pianificazione del locale richieda tempo, non deve essere fatta velocemente ma in modo ponderato. Per molti, pianificatori di eventi professionisti e amatori, può essere una sfida divertente. Supponendo che tu abbia già identificato il tipo di evento che stai pianificando e il suo scopo, ci sono molti altri fattori da considerare quando inizi il processo di selezione della sede stessa.

Quando si pianifica un luogo per un evento, una delle informazioni più importanti che devi sapere è chi saranno i tuoi ospiti e quanti ti aspetti che partecipino. Sebbene il tipo di evento determinerà sicuramente la scelta del luogo, uno dei maggiori fattori limitanti per lo spazio per eventi è la sua capacità. Assicurati di conoscere almeno una stima accurata del numero di ospiti in quanto ciò limiterà immediatamente le opzioni della tua sede. Dovresti anche considerare il tuo pubblico. Assicurati che il luogo rifletta non solo l’evento in sé, ma anche i gusti e le aspettative degli ospiti.

Controlla il tuo calendario perché il tempismo influenzerà molte decisioni, incluso il luogo scelto. Dopo la lista degli invitati, la data del tuo evento sarà il prossimo fattore limitante. A seconda del tipo di evento che stai pianificando, potresti scoprire che devi essere flessibile con la data dell’evento per ottenere il luogo che desideri o dovrai essere flessibile con la scelta del luogo per ottenere la data che desideri. Dovresti iniziare a pianificare la sede sapendo dove tu o il cliente siete flessibili.

Ecco alcune domande da considerare per trovare la location perfetta per il tuo evento:

Quando è più probabile che i tuoi ospiti siano disponibili a partecipare in base ai loro programmi?

Quali luoghi hanno uno spazio adeguato e disponibile per quei tempi?

Qual è il momento migliore per il tuo team di gestione per organizzare l’evento?

Con un budget illimitato, chiunque può pianificare un grande evento e avere una selezione infinita di scelte di luoghi. Ma più che probabile, le tue risorse finanziarie sono limitate e dovresti essere consapevole fin dall’inizio di quali sono i tuoi limiti finanziari, anche se il budget del tuo evento è semplicemente una stima o una ipotesi. Un organizzatore di eventi può sempre pianificare un grande evento con un budget ragionevole.

Le sedi rientrano nei parametri di budget per le spese di spazio, tecniche e di ristorazione?

Hai negoziato una tariffa favorevole per i servizi e dimostrato il valore del tuo ruolo?

Hai consentito flessibilità nel tuo budget nel caso in cui le spese degli elementi pubblicitari superino il piano?

Una volta ristretti i numeri dell’elenco degli invitati e le possibili date degli eventi, è importante identificare i luoghi in cui si potrebbe tenere l’evento. Hotel, Ristorante con grandi spazi, centri per eventi o centri conferenze sono alcuni degli spazi per eventi più popolari per eventi o cene aziendali e ricevimenti di nozze, battesimi, comunioni ma non sono le uniche opzioni. Questo è il momento per essere creativi nel tuo pensiero. Considera quanto segue:

In base al tema del tuo incontro, quali sono le tre migliori location che ti vengono in mente?

Dove preferirebbero partecipare i vostri ospiti a questo incontro?

Cosa sarà più conveniente per i tuoi ospiti?

La sede che scegli deve avere uno spazio appropriato per il tipo di evento che stai pianificando. Il tuo evento richiederà una pista da ballo? Avrai bisogno di un sistema audio o di un DJ? E il podio di un oratore o lo schermo di un proiettore? Che tipo di impostazione del tavolo ti serve? Oltre a considerare questo tipo di domande, ecco alcune delle principali domande sulla pianificazione del luogo da porsi:

La sede dell’evento soddisfa i criteri del tuo programma, Festa o evento?

La sede può soddisfare le vostre esigenze di produzione, intrattenimento, audio / video, audio e altre esigenze tecniche?

Le condizioni della struttura riflettono gli standard elevati della tua organizzazione?

Questo locale offre buone opzioni di parcheggio o servizio di ritiro e riconsegna auto?

La reputazione di un locale per il servizio è fondamentale. Questa è spesso la differenza tra organizzare un buon evento e produrre un grande evento. Il modo in cui un locale gestisce le sue strutture, il personale e i clienti sarà sempre ricordato.
Inoltre, a meno che la logistica e il tempo non lo impediscano, ogni organizzatore di eventi dovrebbe condurre un’ispezione della location prima di contrattare qualsiasi luogo. Le immagini possono essere estremamente utili, ma ci sono molti aspetti che possono essere valutati solo di persona. Chiedete un tour del luogo compreso tutto, dal parcheggio all’ingresso e lo spazio per eventi ai servizi igienici.

Abbiamo visto diversi passaggi per trovare la location perfetta per il tuo evento, ma è una soluzione…non sempre semplice, contattaci, con i nostri 20 anni di esperienza e più di 6000 eventi organizzati siamo in grado, sia nella nostra location sia in location partner di organizzare l’evento perfetto per te!!!